Každý měsíc Vám budu nově přinášet jeden díl z nového seriálu Aby AUdit nebolel, který publikuji na LinkedIn (na webu jsem o 2 díly opožděná, proto máte-li zájem o aktuální díl, zvu Vás k odběru seriálu na LinkedIn.
Stačí stisknout tlačítko:
Seriál se věnuje:
Správné auditorské praxi (úvod). Proč každý audituje jinak a jak se v tom zorientovat.
Nálezech z auditů (hlavní téma). Jak předcházet neshodám, ale i jak se s nimi vypořádat.
Vycházím z české i mezinárodní praxe. Z interních, zákaznických, dohledových i certifikačních auditů. Ale i z informací, které mám díky členství v komisi, která se podílí na tvorbě ISO standardů v oblasti kvality aj. Doufám, že Vám tyto příspěvky pomohou v běžné praxi.
Dnes se podíváme na to, co dělat a co nedělat před, při a po auditu. Aby vše proběhlo ke spokojenost všech zúčastněných stran.
PŘED auditem:
➨Projděte si závěry z minulého auditu: zmíněné nedostatky budou to první, co bude auditora zajímat!
➨Zajistěte vhodné prostory a další infrastrukturu. Pozor někteří auditoři si nesmí od vás vzít ani kafe - mají své kodexy a pravidla - respektujte to. V rámci jednoho zákaznického auditu jsme např. potřebovali samostatnou místnost pro důvěrné pohovory se zaměstnanci.
➨Zajistěte potřebný personál: ať jsou ten den v práci lidé, kteří jsou potřeba! Dopředu se informujte, s kým bude auditor chtít mluvit. Auditor si může vyžádat seznam lidí na směně.
➨Připravte si několik vzorových např. obchodních případů ať si můžete vybrat, když Vás auditor nechá, pro svůj klid, ať pak ve stresu nelovíte v paměti, který máte zvolit. I když správnou praxí je, že vybírá auditor.
➨Uklidněte se: jde o audit, ne o konec světa. Cokoliv se najde, poslouží ke zlepšování. Nobody is perfect (případně mi zavolejte a já to vedení vaší společnosti vysvětlím -)
BĚHEM auditu:
➨Mluvte, když jste tázán a odpovídejte na dotazy. Nemluvte příliš, můžete zavést auditora tam, kam nechcete, věřte mi -)
➨Nevymlouvejte se, i když to k tomu někdy svádí, nejsme děti. Respektujte práci auditora - je tu od toho, aby posoudil shodu se zadáním (požadavky ISO standardu nebo zákazníka...)
➨Doplňte další relevantní informace, o kterých víte, že jsou k věci. Auditor u Vás nepracuje a není děd Vševěd -)
➨Rozporujte pokud auditor nemá pravdu! Audit vůči normě se řídí jen požadavky normy a vaší dokumentace nikoliv přáním auditora, audit vůči check-listu se řídí body check-listu atd. Případně zvolte variantu přítomnosti poradce u auditu, pro klid duše.
PO auditu:
➨Věnujte pozornost nálezům auditora a pokud nerozumíte, nestyďte se a zeptejte se! Mohlo dojít k nedorozumění - vše si vysvětlete. Pokud nerozumíte závěrům - nebudete je moci do příště odstranit!
Stres před auditem se snažte minimalizovat hlavně dobrou přípravou.
Zažili jste audit, na který vzpomínáte dodnes? Napište mi do komentáře svou zkušenost. Ať již pozitivní tak i negativní.
Zde si můžete stáhnout takový "tahák" s rekapitulací:
A pokud Vás zajímá konkrétní oblast - napište mi zprávu nebo komentář!
Těším se zase za měsíc 😉
Veronika Soukupová
v.soukupova@s-cope.cz