"Co děláš?"
"Pomáhám zavádět organizacím systém, který jim usnadní řízení určité oblasti."
"Jak to děláš?"
"... Opírám se o normy vydané organizací ISO, které mě vedou svými požadavky na konkrétní oblast, kterou u zákazníka řešíme."
"Aha, to je to ISO, samé papíry..."
A tady bych se nyní zastavila a uvedla některé mýty na pravou míru.
Vezmeme si jako příklad oblast řízení kvality a normu ISO 9001, která je zde základem.
Byly doby, kdy norma ISO 9001 opravdu požadovala více dokumentů, kterými organizace dokládala shodu s požadavky normy na systém kvality v organizaci realizovaný. Nicméně tyto doby jsou již dávno minulostí a při revizi v roce 2015 byly požadavky na dokumentaci tak "osekány", že dokumentů je opravdu minimum. Nutno poznamenat, že stále řada organizací vede papírovou formu, což vůbec není požadováno. Vše lze vést v elektronické podobě.
Další věc, na kterou bych se ráda zaměřila je, že řadu dokumentace chrlí organizace nad rámec požadavků a sama sobě systém komplikuje. Je třeba důkladně zvážit, zda opravdu daný postup, formulář apod. potřebuje a bude využívat. Pokud nikoliv, je cesta do pekel ho vytvářet a následně udržovat.
Podívejme se na dokumenty, které 9001 po organizaci opravdu vyžaduje (jejich konkrétní podoba je opět zcela v kompetenci dané organizace):
Povinná dokumentace a příslušný článek normy ISO 9001:2015
Rozsah systému kvality 4.3
Dokumentace organizací určená jako nezbytná pro podporu svých procesů 4.4.2 a
Politika kvality 5.2.2
Cíle kvality a plány, jak jich chcete dosáhnout 6.2.1
To nevypadá jako obrovský šanon, nebo ano? Doby, kdy jste museli předkládat příručku, která vedla auditora celým systémem jsou v nenávratnu. Není potřeba nic takového vytvářet, ani opisovat jednotlivé články a k nim psát slohové práce jak to přesně u vás ve firmě děláte. Ale co je důležité - mít rozumný systém, který jste schopni auditorovi prezentovat, vysvětlit a hlavně si ho obhájit. Máte Politiku kvality jen na webu a ne na zdi? V pořádku, je to Vaše věc, nikde není psáno, že musí viset v kanceláři ani že musí mít papírovou podobu apod. Čtěte normu a co je v ní psáno.
Můžete namítnout - dokumenty jsou ale nejenom postupy, ale i různé záznamy, které musíme vést. O jakých záznamech se tedy opět bavíme? Co může auditor vyžadovat k ověření?
Pojďme si shrnout povinné záznamy dle ISO 9001:2015 spolu s odkazem na článek normy, kde zmínku naleznete:
Dokumentovaná informace organizací určená jako nezbytná pro podporu svých procesů 4.4.2
Záznam o údržbě a kalibraci monitorovacího a měřicího zařízení 7.1.5.1
Záznam k prokázání kompetencí osoby/osob, která/é mají vliv na QMS 7 .2
Záznam o přezkoumání požadavků na produkt/službu 8.2.3.2 a
Záznam o novém požadavku na produkt/službu 8.2.3.2 b
Záznam vstupních požadavků pro návrh a vývoj 8.3.3
Záznamy dokládající řízení procesu návrhu a vývoje: stanovení výsledků, přezkoumání, ověření, validaci, přijatá opatření 8.3.4
Záznamy o výstupech návrhu a vývoje 8.3.5
Záznam o změnách v oblasti návrhu a vývoje 8.3.6
Záznam o hodnocení externích poskytovatelů procesů, produktů, služeb 8.4.1
Záznam týkající se charakteristiky produktu/služby 8.5.1
Záznam o identifikaci a sledovatelnosti, je-li sledovatelnost požadavkem 8.5.2
Záznam týkající se změn (škoda, shledání nevhodným k použití...) na majetku zákazníka 8.5.3
Záznam o změnách ve výrobě produktu nebo poskytovaných službách 8.5.6
Důkaz k prokázání shody a osoby, která uvolnění schválila 8.6
Záznam o neshodných produktech/službách 8.7.2, 10.2.2
Informace o monitorování a měření 9.1.1
Program interních auditů a jejich výsledky 9.2.2
Výsledky přezkoumání vedením 9.3.3
Záznamy o neshodách a nápravných opatřeních 10.2.2
Toto je požadovaná dokumentace, která musí být vedena a udržována. Nicméně, pokud organizace uzná za vhodné mít pro své fungování veden i další postup, je čistě a pouze na ní, zda ho vytvoří či nikoliv. Stejně jako je na ní, do jaké míry detailu popíše své procesy a které doplní o další pracovní instrukce a které nikoliv. Každopádně ty, které vytvoří a začlení je tak do systému je povinna následně udržovat aktuální a to je pochopitelný požadavek, aby systém fungoval řádně a bez obtíží.
Podívejme se na sektorově orientované mutace standardu ISO 9001 jakými jsou např. IATF 16949 pro automotive nebo ISO 13485 pro oblast zdravotnictví. Zde je rozsah dokumentace širší. Toto je dáno charakterem daného odvětví. Je pochopitelné, že ve výrobě, kde hrozí nekvalitou produktu až úmrtí osoby, je potřeba vedení určitých dokumentů např. z důvodu sledovatelnosti apod. zásadnější. Ve zdravotnictví je dokumentace cca 3x rozsáhlejší.
Závěrem
Dokumentace musí být účelná, jen taková bude prakticky využívána a nebudete mít problém s jejím udržováním v aktuálním stavu. Pokud je i snadno uchopitelná/pochopitelná, ušetří i mnoho času např. při adaptaci nového zaměstnance, který snáze pochopí interní procesy, hodnoty společnosti, požadavky na něj kladené v rámci pracovní pozice apod.
Každý nový dokument by proto měl být vyhodnocen z hlediska jeho přínosnosti a potřeby - opravu tento postup, formulář, ... potřebujeme? Budeme ho využívat? Když nebude a postup bude probíhat jinak - co se může stát? Jaká je pravděpodobnost, že se to stane? - Mizivá? Skoro nic se nestane resp. bude to mít minimální dopad na kvalitu produkce...? Tak ho ani nevytvářejte :-)
Dokumenty i přezkoumávejte a dle potřeby je aktualizujte a nepotřebné prostě zrušte.
V případě zájmu o bližší informace sledujte náš YouTube kanál a/nebo nás kdykoliv kontaktujte.
Veronika Soukupová
S-cope, +420 603 171 017, v.soukupova@s-cope.cz