Aneb proč různí auditoři auditují různě a jak se v tom vyznat!
Dostala jsem dotaz, proč audituje každý auditor jinak a jak se v tom vyznat. Existuje řada přístupů k vedení auditu systému managementu. Některé mám radši, jiné méně. Zkusím Vám stručně vysvětlit, jaký je v nich rozdíl a co máte čekat od auditora, který daným stylem audituje.
Než se do toho pustíme, je nutné si ještě uvědomit, že auditor je obyčejný člověk s klady i zápory jaké všichni máme. Navíc některý hledá shodu (většina), jiný neshodu. A řekněme si otevřeně, že kdo hledá najde.
Příklad ze života. Mám doma uklizeno, ale když k nám přijede má matka s bílou rukavicí, vezme si štafle, a vyleze ve spíži až k horní polici - najde tam prach. Nicméně požadavek na úklid není u mě doma rozpracován do pracovní instrukce " otři prach na horní polici 1x týdně, kontrola provedena matkou s bílou rukavicí...", takže můj systém obhájím bez problémů jako funkční, a on skutečně funkční je.
Budeme předpokládat, že auditor je profesionál, který hledá shodu. Přesto se styl jednotlivých auditorů liší v závislosti na stylu auditování. Pojďme si je představit, ať Vás už příště nic nezaskočí:
Audit realizace zakázky
Nejradši mám audit cesty zakázky firmou. Od objednávky po dodání a servis. To mi dává největší smysl a auditovaným obvykle také. Vyberu si namátkou např. obchodní případ 10/21 a sleduji ho od začátku až k faktuře. A cestou audituji ostatní požadavky normy.
Audit procesu
Na druhém místě je pro mě auditování po procesech (níže oblíbený želví diagram). V klidu projdu s auditovaným jeho proces a bavíme se o jeho práci, o tom co a jak dělá. Porovnávám svá zjištění s požadavky směrnic a pracovních postupů, kterými si pro daný proces sama organizace vytvořila (někdy bohužel až příliš přísně). V rámci daného procesu projdu i zdroje, prostředí, vedení a další aspekty z normy. Nápomocná mi může být právě želva.
Audit systému
A nejméně oblíbený styl je pro mě auditování podle článků normy. Ten je ale velice dobrý např. u předcertifikačního interního auditu, kdy musíte projít vše od článku normy 4 až po 10. To si pak připravím katalog otázek na jednotlivé požadavky normy. Je důležité ptát se správně a jasně. Jen tak můžete dostat dobrou a uchopitelnou odpověď. Výhodou tohoto stylu je, že jen tak na něco nezapomenete. Nevýhodou, že na danou věc se můžete ptát auditovaného několikrát, pokaždé z jiného úhlu pohledu. Auditovaný tak někdy získává pocit, že jste mimoň, který zapomíná, že už se ptal -)
Závěrem ke stylům
Nikde není psáno, že je nemůžu jako auditor střídat. Nikde není psáno, že musím daný rok zauditovat naprosto vše. Leckde to ani není možné. Proto vzorkujeme. V průběhu certifikačního cyklu (3 roky) je však důležité prověřit všechny procesy.
Zároveň pozor na specifické požadavky některých norem. U některých systémů se musí každoročně prověřit např. zákonné požadavky - např. u environmentu a BOZP.
________________
Interní a externí audit
Někdy k Vám přijde na audit kolega / interní auditor. Jindy "cizák" externí auditor. Pojďme letmo představit i tyto typy auditů.
1) Interní audit (také audit první stranou). Tady pozor na kvalifikaci interního auditora. Při externím auditu musíte doložit záznam, kterým ji doložíte.
Externí audit může být ze strany:
2) Zákazníka (audit druhou stranou). Váš zákazník, kterému dodáváte (proto se mu také někdy říká dodavatelský audit), k Vám pošle auditora. často si nás takové firmy najmou a dostaneme do ruky jejich check-list s požadavky, které k Vám jedeme prověřit.
3) Certifikační autority (audit třetí stranou). Jde o audit certifikační (hledáme shodu s požadavky normy, aby Vám mohl být udělen certifikát, který shodu dokládá Vašemu okolí), recertifikační (potvrzení platnosti certifikace), dohledový (každoroční, není tak detailní).
Pod čarou: Co my v @s-cope často pro klienty děláme je interní audit externistou :-) Jednak z naší pozice kvalifikovaných certifikačních auditorů posoudíme připravenost systému k certifikaci / recertifikaci, ale doplníme i nezávislý pohled na procesy a doporučíme vylepšení systému i dílčích procesů (činností) díky mnohaleté praxi v daném sektoru průmyslu.
_______________
Onsite a nebo na dálku?
Pak by bylo dobré si ještě říci, že auditovat můžeme a obvykle to děláme na místě tzn. u klienta. Ale také na dálku, online, tzv. remote audit. Má to své výhody i nevýhody. Ale s příchodem COVIDu se stal v určitých chvílích remote audit nezbytností.
Podělím se s Vámi o výsledky průzkumu Survey of the use of remote techniques zpracovaného organizacemi IAF (International Accreditation Forum), ISO (International Organization for Standardization) a ILAC (International Laboratory Accreditation Cooperation), z října 2021.
Celkově převládalo kladné hodnocení RA. 71% uvedlo pozitivní zkušenosti, 26% spíše spokojenost a 4% byla nespokojená.
Respondenti uváděli tyto benefity:
Zachování akreditace/certifikace: 98%
Snížená doba vynaložená na cestování a související náklady: 96%
Snížené cestovní riziko: 95%
Snížená ekologická stopa: 95%
Efektivní využití auditovaných/posuzovaných/hodnocených pracovníků: 87%
Příležitost pro witness činnosti na jednom nebo více místech/zařízeních: 82,5%
Dodržování harmonogramu auditu: 82%
Osobně jsem pracovala hodně online i v době předcovidové. Studium vstupní dokumentace, mám-li ji k dispozici, ráda provedu doma místo blokování kanceláře u klienta spojeným s účtováním cestovného a někdy i ubytování. Stejně tak lze auditovat i ISO 9001 u poradenské organizace o dvou lidech bez problémů na dálku.
Naproti tomu auditovat ISO 14001 (životní prostředí) nebo ISO 45001 (BOZP) ve výrobní firmě na dálku zkrátka není dobré. Nevidíte ani rozlitý olej pod zařízením, ani hrozící riziko úrazu uklouznutím, protože klient nesoucí kamerku toto zkrátka neukáže. Audit pak nemá průkaznou schopnost a stává se papírem, formalitou.
V IAF (International Accreditation Forum) napsali manuál pro remote audity a neustále ho vylepšují. Více na jejich webu.
Jaké jsou vaše zkušenosti s online audity? A obecně, jaký styl auditů preferujete Vy?
Za měsíc Vás seznámím s nálezy z oblasti řízení rizik, to je velké téma pro nás auditory!
VeroNIKA Soukupová
v.soukupova@s-cope.cz
Všechny odkazy naleznete na: linktr.ee/veronika_soukupova