Změny jsou běžnou součástí našich dnů. A mají dopady na celý náš systém!
Stejně tak u firem máme rozšiřování výroby jako příklad plánované změny, kterou musím zohlednit a která bude mít jistě dopad na systém řízení kvality. A pak např. neplánovanou změnu typu změna skladby produkce z nějakého náhlého a nepředvídatelného důvodu. A také se s tím musíte nejenom poprat, ale musíte to promítnout i do systému jako takého a všech relevantních procesů.
Minimálně jednou ročně se musím povinně zabývat v rámci přezkoumání systému vedením tím, jestli nedošlo k nějakým zásadním změnám, které by mohly mít vliv na:
kontext organizace resp. podnikatelské prostředí jako celek - nová konkurence? nové technologie? neujíždí nám vlak?...
požadavky a očekávání zainteresovaných stran - nová legislativa? nový požadavek? nová zainteresovaná strana? nebo změna v jejich očekáváních? Jiné priority?
objevila se nová rizika?
politika, cíle, procesy i KPIs - rozhodli jste se jít jinou cestou?
aj.
Je potřeba si říci, že na změny by se mělo reagovat pružně, nečekat na přezkoumání vedením na konci roku. To je nejzazší termín a jde o naplnění požadavku, ale funkční systém promítá změny výše do dokumentace, oblasti zdrojů a infrastruktury, dodatků smluv s dodavateli či zákazníky chcete-li atd. ihned.
Pojďme se podívat na nálezy ve vztahu k požadavkům normy ISO 9001:2015
Plánované i neplánované změny požaduje norma (a tedy její prodloužená ruka v osobě auditora) řídit systematicky a vést tedy i této činnosti záznamy.
Jmenovitě se o tom zmiňuje v těchto případech:
6.3 plánování změn
Organizace ví o změně, která ji čeká - např. plánuje rozšiřovat výrobu, ale nezohlední tyto své plány v systému. Např. neupraví dokumentaci, nezahrne novou oblast do plánu interního auditu, nepřehodnotí rizika...
7.5.3.2 řízení změn v rámci dokumentace
Někdy chybí verzování, jindy se setkáváme s nesrovnalostmi v rámci archivace (pozor na zákonné požadavky!), také není zřejmé, jestli dokument je schválený nebo nedej bože obíhají různé verze zároveň! Více k tomuto tématu zde.
8.2.3.1 e) změnil klient požadavek?
Ale chybí o tom záznam! Jak se pak budete s klientem dohadovat, že Vám to, že chce auto v jiné barvě, tehdy v pátek neříkal, když on si to živě pamatuje?
Nebo že jste klienta informovali o tom, že jeho požadavek zakotvený v objednávce nelze zohlednit, protože např. došel materiál a musíte ho nahradit jiným. Změnili jste objednávku nebo upravili dodatkem smlouvu? Ne? Zaděláváte si nejenom na neshodu z auditu, ale i na daleko větší problém!
8.2.4 změny požadavků na produkty a služby
Je zřejmé, že pracovník neví o změně požadavku zákazníka, protože pracuje se špatnou verzí dokumentace. Pokud toto auditor zjistí, je to průšvih! A až to zjistí klient, tak určitě také.
8.3.6 změny v rámci návrhu a vývoje
Je potřeba o nich vědět, vyhodnotit je, zohlednit schválené změny, informovat relevantní lidi, ... Auditor chce vidět záznam. Nestačí mu vyprávět, že proběhla změna, ale že jste to nějak nakonec udělali.
8.5.6 řízení změn v rámci výroby a poskytování služby
tak, aby byla zajištěna shoda výstupu s požadavky.
Při samotné výrobě je to obdobný případ jako u návrhu a vývoje. Došlo ke změně a firma není schopna doložit, kdo rozhodl o tom, že to místo způsobu A uděláme cestou B.
Těším se opět za měsíc u dalšího dílu, který má za cíl pomoci předcházet neshodám u auditů systémů řízení, se kterými se potkáváme v praxi.
VeroNIKA Soukupová
v.soukupova@s-cope.cz
+420 603 171 017
Zvu Vás ke sledování posledního dílu ISO 9001 svépomocí nebo si nechte poslat celý seriál ve formě praktické příručky ISO 9001 eBook , která Vám může pomoci se zavedením systému řízení kvality ve vaší organizaci!
A pokud hledáte partnera, který Vám se systémem pomůže a provede Vás i certifikací, vyškolí Vaše lidi a nadchne je pro kvalitu - jsme Vám k dispozici! S-cope tým.