Každý ISO systém řízení po Vás chce, abyste stanovili CÍLE (kvality, pro oblast životního prostředí, BOZP aj.). Ale má i další požadavky s nimi související. Kdy se bude auditor ošívat a kdy Vám vystaví neshodu? Jak se neztratit v požadavcích norem?
Nabízím opět nálezy z reálných auditů a vezmeme to prakticky třeba na příkladu mých novoročních cílů (reálných 😉)
Cíle nevycházejí z kontextu ani analýzy rizik
Častý nešvar je nesoulad s celkovým směřováním organizace. A to vadí. Není to systematický krok. Vypadá to, že se někdo zamyslel a vyplodil cíle. Ale nepodíval se, co někdo jiný již popsal např. ve SWOT analýze nebo v Analýze rizik.
Není jasné, k jakému časovému období se cíl váže
Někdy je při auditu nalezen dokument, na kterém stojí Cíle kvality, ale chybí pro jaký rok/y. Dole v zápatí jako bonus pak auditor zjistí, že dokument ani nebyl schválen. Nebo je takové informace dokument zcela prost a ve firmě chybí pamětník, který by aspoň tušil kdo to kdy vlastně napsal.
Kolemjdoucí zaměstnanec nemá "ánung", že cíle existují, natož kde je hledat
Zaměstnanci by měli vědět, kam chce firma směřovat a na čem mají ten rok co nejvíce zapracovat, aby se na konci roku mohli radovat nejen ze splněného cíle, ale i z odměn. Stále se řada lidí chová tak, jako by si neuvědomovali, že pokud se nebude dařit firmě, pro kterou pracují, nebude se dařit ani jim samotným. Zároveň je někde těžké toto po nich vyžadovat, pokud jim vedení organizace ani nesdělí, co a proč chce firma dosáhnout - zkrátka je neseznámí právě s těmi cíli.
Formulace cílů je vágní a neumožňuje s nimi rozumně pracovat
Někdy jsou cíle formulované jako vzletné fráze a tvrzení v časovém horizontu "navždy".
Pojďme k mým slíbeným novoročním cílům. Po analýze rizik (mouchy probereme v newsletteru č. 4) a SWOT analýze (téma LinkedIn live) jsem se zhrozila vidinou vyčerpané obtloustlé paní u počítače bez přátel, a formulovala pro rok 2022 tyto cíle:
Srovnat si priority a práci zařadit opět až za rodinu, přátele a sebe
Sezením u PC zchátralé tělo opět dostat do formy a shodit 2 kila, které mu nepatří
Rozvoj ducha podpořit přečtením alespoň 5 opravdu dobrých knih, z toho 2 v angličtině
Oprášit němčinu a dostat ji na úroveň C1
Posunout své podnikání o level výš založením s.r.o.
Cíle jsou jasné, jednoznačné, měřitelné i realistické -)
Cíle máte, ale chybí jakékoliv plány, jak jich chcete dosáhnout!
Včetně odpovědnosti za jejich plnění, způsobu jejich sledování ale i vyhodnocování
Cíle tedy doplním o:
scénáře, jak jich dosáhnu (například cíl 2: budu chodit 2x týdně na jógu, každý den 6000 kroků, přestanu používat výtah. Snížím příjem rychlých cukrů o 30% a zařadím o 50% více zeleniny a bílkovin.)
potřebné zdroje (peníze na hodiny jógy, oblečení na sport, váha, krokoměr, ...)
kritéria, jak je budu sledovat a vyhodnocovat (úbytek 2kg (nebo můžu stanovit poměr tuky vs svaly v těle, měřidlo kalibrovaná váha ...)
odpovědnost (v tomto případě jen já -)
termín: 31/12/2022 ( u některých si stanovím v detailnějším plánování milníky...)
Pozor na specifické požadavky určitých systémů, třeba ISO 37001 (anti-bribery) požaduje, aby měl každý cíl určeno, kdo udělí sankci v případě nesplnění!
V průběhu roku si udělám interní audit k prověření toho jak říká Joey z Přátel "Jak to jde?", abych na konci roku jen nekonstatovala, že se nějak nezadařilo (připravím program auditu s termínem 30/6/2022 a 31/10/2022).
Na konci roku udělám Přezkoumání vedením a uvidíme -)
Cíle nereagují na změny
A pozor, někdy se stane něco nečekaného. Sám klient na to auditora upozorní. Ale cíl je stanoven a nepohne se ani o píď. Auditor se pak pochopitelně ptá, jak řešíte takové případy (vidí, že neřešíte, ale norma chce abyste řešili, tak se zeptá :-)))
Co Vás čeká v dalších dílech?
Příští 4. díl věnuji typům auditů, protože jsem dostala dotaz od čtenáře, který byl u auditu zaskočen po výměně auditora jeho postupem.
Co na nás při auditech někdy vyskočí, když chceme vidět analýzu rizik se dozvíte v 5 dílu.
Vaše dotazy mi pošlete jakoukoliv formou - ráda odpovím.
Veronika Soukupová