Neustálé zlepšování je požadavkem normy i součástí DNA úspěšných organizací
Zlepšování je samo o sobě požadavkem normy. Dokonce je mu věnována celá jedna kapitola 10 (doporučuji video ze série ISO 9001 svépomocí).
S jakými nedostatky se setkáváme při auditech?
Systém byl zaveden, ale zjevně není nevyužíván v praxi. Dokumenty jsou uskladněny na dna šuplíků (do složek v PC) a budou oprášeny před příchodem auditora. O zlepšování systému nemůže být ani řeč, protože už jeho samotná údržba je v takovém případě maximum možného.
Myslete na to, že součástí povinného přezkoumání vedením je i to, zda a jakým způsobem plánujete zdroje na provoz i zlepšování systému. Auditor bude chtít vidět záznam.
Při auditu je doloženo, že došlo k nějakým změnám k lepšímu a pracovník nadšeně vypráví proč a jak se to dotýká procesu. Auditor se jukne do procesního postupu, ale popsanou změnu tam nevidí. Nebyla zapracována. Ztratila se někde cestou. Takže dokumentace neodpovídá tomu, jak je daná činnost vykonávána v praxi. Pak se nemůžete divit, že nově příchozí pracovník bude danou činnost dělat "po staru".
Sem patří i to, že nenajdeme promítnutí závěrů, ke kterým jste došli při analyzování příčin vzniklých problémů, například v analýze rizik.
Dbejte prosím na to, aby byly změny zaznamenány v související dokumentaci.
Následuje případ, kdy došlo k vylepšení systému, postupu..., ale pracovníci o tom nebyli informováni.
Zajistěte informovanost svých lidí.
Někdy objevíme, že auditovaní nemají přehled o neshodách. Nedokáží říci, jak byla vyřešena a doložit, že byl zákazník informován, kým a jakým způsobem.
Veďte si přehled. Ne pro nás auditory, ale pro sebe. Nechcete, aby se přeci problém opakoval ani nechcete čelit sankcím apod. Někdo vystačí s Excelem, jiný používá SW.
Nápravné opatření bylo přijato, ale už nebylo sledováno, jestli zafungovalo. Auditor chce vidět důkaz, že jste se zabývali tím, zda je již vše v pořádku.
Někdy se objeví, že nápravné opatření není adekvátní. Buď je nedostatečné, nebo naopak přehnané. Ale to je často o úhlu pohledu. Je na vás, abyste vysvětlili ten svůj a stáli si za svým názorem.
Neshoda byla odstraněna, ale opakuje se bez toho, aby se někdo zabýval příčinou. Popravdě, tohle jsem už u auditu ale dlouho nenašla :-)
---------------------------
Máte konkrétní nálezy z auditů, které bychom mohli anonymně sdílet a přinést tak poučení ostatním? Napište mi na v.soukupova@s-cope.cz.
Veronika Soukupová