A požadavky systému řízení kvality na personální oblast.
Žádný systém řízení kvality Vám bez péče o vaše zaměstnance nebude nic platný. To oni tvoří systém. A jaké jsou nejčastější nálezy v auditech systémů řízení v souvislosti s řízením lidských zdrojů? Na co musíte myslet v souvislosti s kompetencemi, znalostmi? Jak nastavit komunikaci v organizaci? Pojďme se na to podívat.
Organizace není schopna doložit, že poskytuje adekvátní zdroje na provoz a zlepšování systému řízení kvality. Cíle a úkoly jsou stanoveny, ale je zřejmé, že chybí prostředky, lidé, potřebné kompetence, znalosti... Pak je sice prima, že vedení organizace na základě požadavků článku 5 (viz live stream na toto téma zde) normy ISO 9001 deklarovalo svůj závazek k podpoře QMS, ale s jistotou nevyhoví článku 7.1 této normy. Deklarace podpory bez přiřazení potřebných zdrojů je jen výkřik, nikoliv strategické vedení.
Často chybí záznam ve formě Zprávy z přezkoumání vedení, ze kterého je zřejmé, že byla potřeba zdrojů projednána, vyhodnocena a byl přijat nějaký závěr.
📙 Toto je jednou z povinností, pokud deklarujete systém řízení kvality dle ISO.
Chybí jasné určení potřebných kompetencí u jednotlivých pozic. Nestačí mít jen kompetenční matici, ale je potřeba doložit i to, že Vaši lidé tyto kompetence mají.
Organizace nemá jasno, jaké znalosti musí její pracovníci mít a jedná pak tak nějak pocitově. Rozvoj zaměstnance není plánován systematicky v souladu s cíli a potřebami organizace, ale zaměstnanec dostane školení jako jakýsi benefit. Tím, že získané vědomosti ve finále nevyužije, nepřinese školení nic ani jemu ani firmě. Chybí plány osobního rozvoje.
A s tím souvisí další nedostatek a sice absence hodnocení přínosu školení. Doložení toho, že školení zaměstnanci / firmě něco přineslo.
Organizace není schopna doložit, že daný pracovník školení či výcvik absolvoval. Chybí jakýkoliv záznam. Není ani zřejmé, co bylo přesně obsahem školení a jak dlouho trvalo. Chybí hodnocení dodavatele školení.
📙 Organizace je povinna určit klíčové znalosti, které jsou potřebné k tomu, aby produkovala kvalitní výstupy. A pracovníci k nim musí mít přístup! Při změně situace (nové technologie, změna výrobního programu apod.) musí zajistit, že potřebné nové znalosti budou k dispozici.
Chybí pravidla pro zástupnost a když klíčový pracovník odejde ze dne na den, je zřejmé, že bude mít firma závažný problém. Firma nemá ošetřeno, že nepřijde o klíčové znalosti daného pracovníka.
Nový zaměstnanec nebyl proškolen na systém řízení kvality a nemá tudíž žádné povědomí. Případně byl proškolen, ale organizace není schopna toto doložit.
Zaměstnanci mají jen kusé informace o tom, že nějaký systém kvality organizace má a že přijde auditor. Obvykle dokáží ukázat na Politiku kvality visící na zdi v kanceláři, ale již nedokáží určit, který z cílů kvality na daný rok se jich bezprostředně týká. Povědomí o QMS je mizivé a neprůkazné.
Lidé v organizaci ví, že existují směrnice, ale neví, proč podle nich musí postupovat a co se stane, když toto nebudou činit. Případně ani neví, kde je najít. Nebo mají k dispozici neaktuální verzi dokumentu. Více o nedostatcích souvisejících s dokumentací zde.
Interní auditor audituje svou práci nebo není k auditu kompetentní (nebo i je, ale firma není schopna toto doložit).
Organizace nezjišťuje, jak jsou její vlastní zaměstnanci spokojeni. Interní komunikace vázne a dochází k nedopatřením.
Není zřejmé kdo může komunikovat směrem ven z organizace případně do jaké míry. nejsou jasná pravidla. Nikdo je nezná.
Je zřejmé, že pracovní prostředí je k plnění požadovaných úkolů naprosto nevyhovující.
Určitě jsem nezmínila všechny nedostatky z oblasti personalistiky, které se dotýkají systému řízení kvality.
Pokud mě doplníte, budu ráda. Pokud máte dotaz, ráda odpovím.
Napište mi na v.soukupova@s-cope.cz
Závěrem
A protože jsme se bavili o lidech, kteří jsou pro každou společnost tím nejcennějším, ráda bych Vám napsala, že jsme v řadách S-cope přivítali mnoho nových kolegů a proto Vám můžeme nejenom vyhovět s termíny, ale rozšiřujeme tak i své služby do dalších oblastí.
Jako např.
Business Continuity Management System (ISO 22301)
IFS food, BRC packaging, Food Safety management System (ISO 22000)
Quality Assurance in software development projects (SPiCE)
ADR - transport of dangerous goods safety advisor
TAPA TSR & FSR standard (transport and storage of high value goods)
Waste management
a mnoho dalších oblastí...